Durch die Coronakrise funktionieren altbewährte Abläufe nicht mehr. Dadurch verstärkt sich der Digitalisierungsdruck auf die Unternehmen zunehmend. Um für die doch recht ungewisse Zukunft gewappnet zu sein, müssen zahlreiche Maßnahmen im Hinblick auf die Prozessoptimierung und Digitalisierung vollführt werden. Im Output Management werden zukünftig alle dokumentengeleiteten Prozesse analysiert und optimiert. Dabei geht es vor allem darum, den gesamten Workflow digital abzubilden und auch analoge Dokumente nicht außer Acht zu lassen – Vom Lieferanten bis zum Kunden. Neben der bereits angekündigten Rechnungsdigitalisierung wird das entsprechende Portfolio erweitert. Zu den Optimierungsansätzen gehören zusätzlich:
- Zahlungsprozess / Rechnungserstellung: Vom Rechnungseingang und -Ausgang, über den Freigabeprozess, bis hin zum Zahlungsprozess, zum Forderungsmanagement, der Speicherung der Dokumente und anschließender Meldung beim Finanzamt, sowie dem intelligenten Austausch mit dem Steuerberater
- Vertragsmanagement: Die Archivierung vertragsrelevanter Daten, damit verbunden, die Möglichkeit diese zu verwalten: Vertragsende, Kündigung, Laufzeit, *Vertragsoptimierungen*
- Personalmanagement: Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Ressourcenplanung, Lohnabrechnung, Reisekosten
- Revisionssichere Archivierung: Das Lagern digitaler Dokumente in der Cloud, unter Berücksichtigung sämtlicher datenschutzrelevanter Richtlinien, der Befolgung sämtlicher Regularien zur Aufbewahrung und damit verbunden deutlichen Einsparungen in der Lagerhaltung
- Kundenmanagement: Customer Relationship Management System (CRM), Verbindung an Ihre Telefonanlage, Emailkommunikation, sowie Ihr ERP System (Angebote, Rechnungen, Dokumente) – Alles auf einen Blick
Unsere Maxime dabei ist, das Unternehmen im Bereich Digitalisierung / Dokumentenworkflow ganzheitlich und individuell zu betrachten, um etwaige Insellösungen zu vermeiden und Synergieeffekte optimal nutzen zu können.